Chuyện cái DMS và nỗi đau "quản quân" của sếp Việt

Chào các bạn, lại là Hải đây. Sáng nay Sài Gòn mưa tầm tã, ngồi cafe cóc ở góc đường Pasteur mà nghe mấy ông bạn giám đốc than thở thấy thương. Chuyện là vầy: nuôi đội sale 50 mạng, lương cứng trả đều, xăng xe bao trọn, KPI thưởng phạt phân minh, mà cuối tháng số về không đủ tiền điện nước.

Hải mới hỏi nhẹ một câu: "Thế mấy ổng đi đâu làm gì tụi ông có biết không?". Mấy ổng ngớ người nhìn nhau: "Thì nó check-in Zalo, chụp hình tiệm tạp hóa gửi về group công ty mà, định vị rõ ràng đấy thôi".

Trời ơi là trời! Thời đại AI ầm ầm rồi mà các sếp còn quản lý bằng "niềm tin" trên Zalo thì chỉ có bán nhà sớm. Các bạn có biết cái định vị Zalo hay Google Maps gửi qua tin nhắn nó "ảo" cỡ nào không? Chỉ cần ngồi một chỗ, dùng mấy cái app Fake GPS miễn phí đầy trên mạng, là muốn check-in ở Mỹ cũng được chứ đừng nói là tiệm tạp hóa dì Bảy cách đó 5km.

Để Hải kể cho nghe cái "thế giới ngầm" của dân sale thị trường, những mánh lới mà nếu không lăn lộn 10 năm trong nghề thì không bao giờ các bạn biết được. Và rồi, Hải sẽ chỉ cho các bạn cái "bảo bối" tên là DMS (Distribution Management System) - thứ mà nếu dùng đúng, nó sẽ là "camera chạy bằng cơm" tốt nhất cho doanh nghiệp.

1. Muôn kiểu "qua mặt" sếp (Đọc để kìm nén cơn giận)

Các bạn sale nhà mình thông minh lắm, nhanh nhạy lắm. Nhưng tiếc là nhiều khi sự thông minh ấy lại dùng để đối phó với công ty. Dưới đây là 3 chiêu kinh điển:

• Chiêu 1 - Check-in "giả cầy": Đây là chiêu sơ đẳng nhất. Sáng dậy trễ, trời mưa, ngại ra đường. Thế là bật máy lạnh nằm nhà, mở app Fake GPS, chỉnh tọa độ ra đúng cửa hàng cần viếng thăm. Xong lôi trong máy ra tấm hình chụp cái bảng hiệu cửa hàng (đã chụp dự trữ từ tháng trước), gửi lên group báo cáo: "Em đã đến điểm!". Sếp ở nhà thấy định vị chuẩn, hình ảnh có, khen lấy khen để: "Thằng này chăm chỉ!". Thực tế nó đang ngủ nướng.
• Chiêu 2 - "Xào" tồn kho (Inventory Cooking): Chiêu này hại công ty kinh khủng. Hàng trong kho đại lý thực tế còn đầy nhóc (do không bán được). Nhưng sale muốn ép công ty đẩy hàng mới xuống (sell-in) để đạt chỉ tiêu doanh số tháng. Thế là trong báo cáo tồn kho gửi về, sale ghi khống là "Hết hàng". Công ty thấy hết hàng thì mừng quá, xuất ngay lô mới xuống. Kết quả: Kho đại lý vỡ trận, hàng cũ hết date, hàng mới không chỗ để. Đại lý chửi công ty, công ty mất tiền hủy hàng.
• Chiêu 3 - "Gửi hàng" (Dumping): Để đạt thưởng quý, sale năn nỉ đại lý: "Anh chị nhập giùm em 100 thùng đi, tháng sau em bán bù cho". Đại lý nể tình nhập vào. Tháng sau sale... nghỉ việc. Để lại đống hàng đó cho người mới lãnh đủ. Người mới vào thấy thị trường "ngập lụt", bán không được, lại nghỉ. Một cái vòng luẩn quẩn chết người.

2. DMS - Không phải thuốc tiên, nhưng là "Vòng Kim Cô"

Nghe xong mấy chiêu trên chắc các sếp nóng mặt rồi. Vậy trị thuốc gì? Zalo không trị được, Excel càng không. Chỉ có DMS.

DMS (Distribution Management System) hiểu nôm na là một phần mềm chuyên dụng quản lý hệ thống phân phối. Nó cài trên điện thoại nhân viên sale và máy tính của sếp/kế toán. Nó làm được gì?

1. Giám sát hành trình (Route Strictness): DMS hiện đại nó khôn lắm. Nó bắt buộc sale phải đứng đúng tại vị trí cửa hàng (sai số tối đa 50m) mới cho phép bấm nút "Bắt đầu viếng thăm". Không Fake GPS được vì nó check cả Mock Location của Android. Đang ở quán cafe cách đó 500m là nút bấm nó ẩn đi ngay.
2. Chụp hình Real-time: Muốn báo cáo trưng bày? Phải chụp trực tiếp từ camera của App DMS. Không cho phép upload ảnh từ thư viện (Gallery). Thế là hết đường dùng ảnh cũ.
3. Automation Order: Đặt hàng trên app, số nhảy về ERP/Kế toán ngay lập tức. Tính khuyến mãi tự động, không lo sale tính nhầm hay cố tình "ăn gian" khuyến mãi của đại lý.

3. Bài học xương máu của Hải khi triển khai DMS

Ngày xưa Hải mới làm Giám đốc kinh doanh, máu lửa lắm. Đề xuất công ty mua gói DMS ngoại, tốn cả trăm nghìn đô. Hí hửng đem về áp dụng. Kết quả? Thất bại thảm hại.

Anh em sale phản ứng dữ dội. Họ bảo: "Công ty không tin tưởng tụi em", "Cài cái này theo dõi như tội phạm", "Pin đâu mà chịu nổi". Đỉnh điểm là cả đội sales đình công, dọa nghỉ việc. Hải sợ xanh mặt, phải tạm dừng dự án.

Rút kinh nghiệm sâu sắc: Công nghệ chỉ là cái xác (Tools), CON NGƯỜI mới là cái hồn (Mindset). Muốn làm DMS thành công, phải "dân vận" trước. Phải làm tư tưởng cho anh em:

"Các em ơi, cái App này không phải để anh soi các em. Nó giúp các em không phải ghi chép sổ sách tay, không phải cộng trừ nhân chia khuyến mãi nhức đầu, tối về không phải làm báo cáo Excel nữa. Bấm một cái là xong, về sớm với vợ con. Công ty đầu tư tiền tấn là để giải phóng sức lao động cho các em cơ mà!".

Nói lọt tai, thấy quyền lợi sát sườn, thì họ mới dùng. Mà họ chịu dùng thì mình mới có số liệu.

Lời kết cho buổi sáng

Làm sếp ngành phân phối ở Việt Nam là một nghề "bạc đầu". Nhưng "khổ" mà quản lý được, ra tiền, tối ngủ ngon thì cũng đáng. Các bạn CEO, CSO đang đọc bài này, hãy tỉnh táo lại đi. Đừng quản lý bằng cảm tính, bằng "tin nhau là chính" nữa. Số liệu (Data) không biết nói dối đâu.

Nếu công ty bạn chưa có DMS, hãy tìm hiểu ngay. Nếu đã có mà dùng chưa hiệu quả, hãy xem lại cách "dân vận" của mình. Chúc các bạn một ngày năng lượng và chốt đơn ầm ầm!